Telefonisk afbud
Afbud døgnet rundt – uden at nogen tager telefonen
Borgere og patienter ringer og taster deres CPR-nummer. Afbuddet lander på en sikker liste i receptionen. Til genoptræningscentre, klinikker og andre med faste aftaler.
Sådan virker det
-
Borgeren ringer
Til jeres afbudsnummer – når som helst. Opkaldet besvares automatisk, og borgeren bliver bedt om at taste sit CPR-nummer.
-
Nummeret sendes sikkert
Over HTTPS til jeres egen, unikke PhoneGuru-adresse. Kun cifre og tidspunkt – aldrig borgerens telefonnummer.
-
Gemmes krypteret
CPR-nummeret krypteres med AES-256-GCM, før det gemmes i en database i EU.
-
Afmeldes i receptionen
Personalet afmelder i bookingsystemet og sætter flueben. Syv dage efter slettes nummeret automatisk.
Det ser receptionen
En liste. Et flueben. Færdig.
Listen viser de numre, der venter på at blive afmeldt. Når afbuddet er registreret i bookingsystemet, sætter medarbejderen et flueben – og handlingen gemmes med navn og tidspunkt.
- Skærmen låses efter 2 min. uden aktivitet (kan sættes op til 15)
- Lås manuelt med ét klik – beskytter mod indsyn fra venteværelset
- Lyst og mørkt tema til skranken
Administration
I styrer selv, hvem der har adgang
Jeres administrator opretter og sletter brugere direkte i PhoneGuru og kan hente et dataudtræk. Ingen delte konti og ingen adgangskoder at huske.
Brugere og roller
Receptionist eller administrator. Nye brugere får en mail og logger ind med engangskode. Receptionen låser skærmen op med en kort pinkode. Slettede brugere mister adgangen med det samme.
Adgangslog
Hvem har set og afmeldt hvad, og hvornår. Gemmes i tre måneder med CPR-nummerets sidste fire cifre maskeret.
Teknisk dokumentation
Dataflow, drift, sikkerhed og GDPR samlet i ét dokument – kan hentes som PDF og vedlægges jeres fortegnelse.
Databehandleraftale
Cloud Zolutions er jeres databehandler. Aftalen ligger klar i systemet, inkl. oversigt over underdatabehandlere.
Til jeres DPO og IT
Dataflow, opbygning og GDPR
En post pr. indkommet nummer: CPR, modtaget tid, afmeldt af og afmeldt tid. Ingen relationer til journal eller booking, og ingen komponenter uden for EU/EØS.
Arkitektur
Webapp + REST-API + PostgreSQL i containere på Sliplane (Hetzner, Tyskland). Login-koder sendes via SMTP2GO i Amsterdam.
Kryptering
HTTPS/TLS på al trafik. CPR krypteres med AES-256-GCM, og nøglen ligger uden for databasen – et udtræk eller en backup indeholder ingen læsbare numre.
Sletning og backup
Natligt job sletter poster 7 dage efter afmelding. Backup har et rullende vindue på 7 dage, så nummeret er helt væk senest 7 dage efter sletning.
Integrationer
Indgående: Hablar, Cloud Zolutions' telefoni (leveret af TelecomX på TDC's net), kalder jeres unikke adresse over HTTPS. Udgående: ingen. Numre sendes aldrig pr. mail, sms eller til andre systemer.
Overvågning
Healthcheck der også prøver databasen, før en ny version tages i brug. Fejllog indeholder kun post-id, aldrig CPR-numre.
Behandlingsgrundlag
Behandlingen opfylder borgerens anmodning om afbud (GDPR art. 6). CPR behandles efter databeskyttelseslovens § 11.
Dataminimering
Kun CPR-nummer og tidspunkt. Ingen navn, adresse, årsag eller helbredsoplysninger – borgeren kan ikke indtaste andet.
Ingen sekundær brug
Data bruges ikke til statistik, profilering, markedsføring eller træning af modeller.
Brud på datasikkerheden
Fast procedure for anmeldelse til Datatilsynet inden 72 timer og underretning af berørte borgere.
Oversigten beskriver systemets tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Den endelige vurdering af behandlingsgrundlag og risiko ligger hos jeres databeskyttelsesansvarlige.
Sådan kommer I i gang
- 1. DemoVi viser løsningen og svarer på spørgsmål.
- 2. AftaleI får abonnementsaftalen, og databehandleraftalen underskrives.
- 3. OpsætningVi sætter jeres afbudsnummer op i Hablar og kobler det til jeres egen PhoneGuru-adresse.
- 4. I går liveJeres administrator opretter medarbejderne, og nummeret kommunikeres til borgerne.